Cómo organizar el catering de un evento de empresa

Primero la agenda, después el menú

Un catering corporativo tiene que funcionar dentro de la agenda del encuentro. No es lo mismo una reunión de equipo que una capacitación, un lanzamiento o una fiesta de fin de año. Antes de elegir comida, definí cuándo podrán comer los asistentes y si necesitan seguir conversando, circular o volver rápidamente a una actividad.

Compartí con el proveedor el objetivo, la fecha, la localidad, la cantidad estimada de asistentes y los horarios disponibles. Indicá si la convocatoria es de empleados, clientes o invitados externos, y quién coordinará el evento en el lugar.

Elegí una propuesta que acompañe el encuentro

Para una pausa o recepción, un lunch puede facilitar una mesa compartida con distintas opciones. Si el encuentro tiene un momento social más largo, podés evaluar un Pizza Party u otra propuesta de comida caliente.

La elección depende de cómo se mueve el grupo y de las instalaciones. Una mesa de bocados necesita un lugar accesible; un servicio con cocción requiere coordinar su zona de trabajo. Consultá el alcance de cada opción y la disponibilidad para la fecha.

En un evento con turnos o sectores separados, avisalo desde el principio. Dividir el servicio en distintos momentos modifica la organización y debe figurar en el presupuesto.

Coordiná accesos y responsabilidades

Las reglas del edificio o del predio pueden condicionar el montaje. Pedí a la empresa o al salón la información necesaria y compartila con anticipación.

• Horario habilitado para ingresar y retirar equipos.
• Acceso de carga, ascensores y lugar de descarga.
• Requisitos de ingreso del personal y documentación solicitada.
• Instalaciones disponibles y espacio de trabajo.
• Persona de contacto y teléfono para el día del evento.

Si la actividad es exterior, definí la alternativa ante lluvia junto con el responsable del lugar. No conviene dejar esa decisión para el comienzo del servicio.

Reuní las necesidades del grupo

Consultá con anticipación por restricciones alimentarias y comunicá las cantidades al proveedor. Pedí confirmación de las opciones posibles y su preparación. Esa coordinación es especialmente importante cuando el responsable de contratar no conoce personalmente a todos los asistentes.

Definí también bebidas, vajilla, mobiliario y limpieza. Acordar quién se ocupa de cada tarea evita contratar dos veces lo mismo o descubrir un faltante al momento de servir.

Prepará un presupuesto fácil de aprobar

Para la aprobación interna, necesitás algo más que un importe: menú detallado, asistentes contemplados, duración, personal, equipamiento, traslado y condiciones de contratación. Consultá los requisitos de facturación y los plazos de pago de la empresa antes de reservar.

Si todavía estás comparando formatos, conocé nuestro catering para eventos corporativos. Podés armar una cotización online como punto de partida y enviarnos la agenda y los requisitos del lugar para revisar la propuesta.